2006年09月05日 08:20
書く -基礎能力が大事- （人的資源/古川）
■社会人の基礎の基礎「書く力」と「聞く力」
先週は，経済産業省が取りあげた社会人の基礎力として，
「前に踏み出す力」，「考え抜く力」，「チームで働く力」を紹介しました。
今週は，これらの力を養成するための基本として，
『書く』と『聞く』を取りあげたいと思います。
■文章を書く力
以前にも少しお話しましたが，書く力はとても重要だと思っています。
ここでいう「書く」とは、もちろん文章を書くということです。
今日ですと、パソコンによる文書（文章）の作成が主体といえるでしょう。
ビジネスの世界でも、口はとても達者だけれども、書けない方はかなり多いですね。
いろいろなことを発言はできるのですが，それを文章にしようとするとなかなかできない。
書く力は、学生時代からしっかりと意識して身につけていくと良いと思います。
■書く力 －何を書くかを考える－
書く力をつけるためには，３つのことを意識すると良いと思います。
第１は、書く中身を考えることですね。
書く目的を果たすために，書く中身をどうするかということは，
いつもしっかり考えることが必要です。我々は時に日記を書いたりしますが，
日記は誰かに読ませるわけではありませんので，
徒然なるままに書いてもいいわけです。かなり気楽です。
ところがビジネスでものを書く場合，相手がありますね。読み手がいます。
それは報告なのか，提案なのか，協力の依頼なのか，説得なのか，
つまり色々な目的があるわけです。
そのためビジネスで書く場合は，相手に対して，
よく整理して，簡潔，明快に迫っていかなければなりません。
論理性があり，結論を明確に示すことはもちろんです。
そしてそれ以前に，相手の本意，要請，期待や希望，
あるいは願望などについてよく整理をしておいて，
書くことによって，それに的確に応えることをしなければなりません。
したがって，ビジネスの場合は，「書く」前に，
相手からよく「聞く」ことが大切です。書き上手は，聞き上手であるはずです。
書く力の源は，聞く力といえるかもしれません。
■書く力 ―読み手に読みたいと思わせる体裁を作る―
２つ目は，書く体裁を整えることです。
これはおざなりにされることが多いのですが，
体裁というのは何かというと，要するに読み手に読みたいと思わせることです。
そうでないと読んでくれませんから。
手にしたときに『おっ』と期待を持たせることです。
例えば，文書の上下左右がどのくらい空けられているかという，
パソコンでいうところの書式設定でしょうか。
文書の説得力の根源は，それを手にしたときの全体の体裁にあるといえるでしょう。
たとえば，段落の一文字目は必ず空ける，
つまりここが段落の始まりですよと教える。
これと関連して，改行がされていない文章に出会うことがあります。
どんどん文章が続いて300字を超えても改行が無いようなものを手にした時，
そもそも読む気をそがれてしまいますね。
どこまで読めば一息つけるのかを瞬時に感じながら，読み手は読んでいます。
それの手掛かりがない訳ですから，しっかりと読もうとする気が萎えてしまう。
もしかすると，読みたくないと思って読んでいる人もいるかもしれません。
そういう人にも読ませないといけない。
そうなると，段落がきちんとあることに加えて，適切な小見出しを設けることも効果的ですね。
それらが文書にリズムを生み出します。
これによってしっかりと読んでもらえる可能性が高まると思います。
■第三の力 －書く準備としてメモをとる－
第３には，日頃からメモを取るなど書く準備をすることですね。
書く材料を作るとも言えます。
それには，手帳などの活用を考えるとよいですね。
手帳を，自分がいろいろなことを学習するツールと思って使うと，
その使い方はずいぶん違うと思います。
日頃からメモや記録をとる，材料を作るということが，書く力の基になると思います。
